Şirket İçi Etkin E-Posta Kültürü Oluşturmak

İş hayatında en çok zaman ayırdığımız konulardan biri de E-posta yazmak. Bu çok basit ve sıradan bir şey gibi görünse de aldığımız çok sayıda e-posta bize bunun aslında basit olmadığını ve tam anlaşılamamış bir şey olduğunu gösteriyor. Özellikle kurumsal sınıf eğitimlerimde, konu ne olursa olsun, dönüp dolaşıp verimsiz şirket içi ya da dışı aldığımız e-postalara geliyor. Bundan dolayı, Ezberbozan Eğitim ve Danışmanlık Şirketi olarak, şirketlerde etkin e-posta kültürünü oluşturmak başlığında danışmanlık vermeye başladık. Amacımız çalışanların daha etkin e-posta almalarını ve göndermelerini sağlamak. Önce şirket içi fokus grup çalışmalarıyla başlayıp, Bilgi Teknolojileri ve İnsan Kaynakları Birimleri ile sıkı bir işbirliği geliştirip, o şirketin e-posta kurallarını çıkarıyoruz.

Özellikle aşağıdaki 10 sorunun üzerinde duruyoruz:

• E-posta doğru iletişim kanalı mı?
• Kime atmalıyım?
• E –postamın konu kısmında ne yazmalıyım?
• E – postamın eki olmalı mı?
• E- postamın yazı dili nasıl olmalı? Formal mi, informal mi?
• Reply all yapmalı mıyım?
• E-postamın içeriği kısa ve açık mı?
• İmla ve yazım kurallarına dikkat ettim mi?
• Kurumsal imzamı kullanmalı mıyım? Şirket içi mi şirket dışı yazışma mı?
• E – postalarıma ne kadar zamanda cevap veriyorum?

Şirket e-posta kuralları çıktıktan sonra kısa, hap “E-posta kuralları” eğitimini veriyoruz. Kuralların içselleştirilmesi için eğitimin yanında bir de iletişim faaliyetleri planlıyoruz. Projenin sonunda, şirket daha kurumsal, daha profesyonel e-postalara kavuşuyor. Çalışanlar ise, zamanını daha etkin planlayabiliyor. Kısacası, “şirketlere özgü etkin e – posta kültürü oluşturmak” tam bir kazan – kazan projesi oluyor.